Event Organizer

Bayangin kita mau bikin acara, misalnya Outing kantor, nikahan, konser musik, dan lain- lain. Nah, kadang kan ribet ya ngurusin semuanya sendirian ataupun ngurusin secara tim kepanitiaan yang kadang selalu ada perbedaan pendapat. Mulai dari nyari tempat, nyari akomodasi, mikirin makanan, hiburan, transportasi, budgeting sampai hal-hal kecil kayak dekorasi dan dokumentasi. Event Organizer (EO) itu kayak tim bantuan super buat ngurusin semua keribetan itu. Jadi, kita tinggal bilang aja maunya acara kayak gimana, terus si EO ini yang bakal mikirin dan ngerjain semua dari A sampai Z nya. Dan kita tinggal hanya mengawasi dan biarkan para Tim EO itu yang bekerja dan bertanggung jawab.

Kerjaan mereka tuh banyak banget, bisa dibilang paket lengkap:

Nyari ide dan konsep acara: Mereka bantuin kita mikirin acara yang seru dan sesuai sama keinginanmu.
Ngerencanain semuanya: Bikin jadwal, ngatur anggaran (duit yang kita punya), nyari vendor (orang atau perusahaan yang nyediain barang/jasa kayak catering, fotografer, band).
Ngurusin perizinan: Kalau acaranya butuh izin dari pihak tertentu, mereka juga yang urus.
Nyediain perlengkapan: Mereka pasti punya relasi yang luas atau bahkan nyewain sendiri perlengkapan kayak panggung, sound system, kursi, meja, dll.
Ngatur jalannya acara: Pas hari H, mereka ada di lokasi buat mastiin dan siapin semuanya berjalan lancar sesuai rencana. Jadi, kita tinggal duduk manis dan nikmatin acara.
Ngevaluasi acara: Setelah acara selesai, mereka biasanya juga ngecek lagi, apa kurang dan lebihnya acara yang udah terselenggara.

Intinya, EO itu adalah “tukang ngurusin acara”. Mereka bikin hidup kita lebih gampang karena nggak perlu pusing mikirin detail. Cocok banget buat kita yang sibuk atau pengen acaranya bener-bener terorganisir dengan baik.

Gimana, udah kebayang kan apa itu Event Organizer? Kalau ada yang bingung, tanya lagi aja ya ke admin kita yang siap standby di 24 jam.

Mengenal Lebih Dekat Job Desk Perusahaan Event Organizer : Lebih dari Sekadar Pesta

Ketika kita mendengar istilah Event Organizer (EO), yang terlintas dibayangan adalah pesta meriah, konser musik yang menghentak, atau seminar hingga event outing yang menarik. Namun, sesungguhnya di balik kesuksesan setiap acara tersebut, terdapat tim solid dengan job desk yang terstruktur dan komprehensif. Para Perusahaan yang bergerak di bidang jasa Event Organizer memegang peranan krusial dalam mewujudkan visi klien menjadi kenyataan yang berkesan. Disini kita akan mengupas tuntas berbagai job desk yang ada dalam sebuah perusahaan EO, yang menunjukkan bahwa jasa ini jauh lebih kompleks dan multidimensional. Berikut adalah beberapa kaitan mengenai jobdesk dari Event Organizer tersebut ;

Geo Outbound Bandung — crew kru geo adventure

Nah berikut ini adalah beberapa penjelasan mengenai job desknya Event Organizer (EO) ;

Kami sebagai EO Geo Adventure Indonesia memiliki tim solid yang biasanya kita bagi menjadi beberapa divisi yang semuanya akan membentuk sebuah sistem yang saling berkaitan dan inilah beberapa jobdesk dari tim :

1. Tim Kreatif dan Perencanaan: Jantung dari Setiap Acara

Event Planner/Project Manager: Sosok sentral yang bertanggung jawab atas keseluruhan perencanaan dan pelaksanaan acara. Mereka berinteraksi intens dengan klien untuk memahami kebutuhan dan tujuan acara, menyusun proposal konsep, anggaran, timeline, dan mengawasi seluruh jalannya proyek dari awal hingga akhir. Kemampuan komunikasi, negosiasi, dan problem-solving yang mumpuni sangat dibutuhkan di sini.
Creative Director/Concept Developer: Otak di balik ide-ide brilian dan konsep acara yang unik. Mereka bertugas menghasilkan tema, visual, dan elemen kreatif lainnya yang sesuai dengan brief klien dan tren terkini. Kemampuan berpikir out-of-the-box dan memahami estetika sangat penting.
Content Creator/Writer: Bertanggung jawab atas pembuatan materi promosi, naskah acara, rundown, dan segala bentuk konten tertulis yang dibutuhkan. Mereka harus mampu menyampaikan pesan secara efektif dan menarik melalui kata-kata.
Graphic Designer/Visualizer: Menerjemahkan konsep kreatif ke dalam desain visual yang menarik, mulai dari logo acara, materi promosi digital dan cetak, hingga desain panggung dan dekorasi. Penguasaan software desain grafis dan pemahaman branding menjadi keharusan.

2. Tim Operasional dan Logistik: Pilar Penyelenggaraan Acara

Event Coordinator/Production Manager: Mengeksekusi rencana yang telah dibuat. Mereka bertanggung jawab atas koordinasi dengan vendor (catering, sound system, lighting, dekorasi, dll.), pengelolaan logistik, perizinan, dan memastikan semua aspek teknis berjalan lancar sesuai jadwal. Ketelitian dan kemampuan multitasking sangat krusial.
Technical Director/Stage Manager: Fokus pada aspek teknis acara, seperti tata suara, pencahayaan, visual, dan perlengkapan panggung. Mereka memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan mengatur alur teknis selama acara berlangsung.
Vendor Liaison: Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan berbagai vendor yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara. Mereka melakukan negosiasi harga, memastikan kualitas layanan, dan mengelola kontrak kerja sama.
Logistic Officer: Bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan, dan distribusi semua perlengkapan dan materi yang dibutuhkan untuk acara. Mereka harus memastikan semua barang tersedia di tempat dan waktu yang tepat.

3. Tim Pemasaran dan Komunikasi: Membangun Atensi dan Partisipasi

Marketing & Communication Manager: Menyusun strategi pemasaran dan komunikasi untuk meningkatkan awareness dan partisipasi terhadap acara. Mereka memanfaatkan berbagai saluran pemasaran, baik online maupun offline.
Public Relations Officer: Bertanggung jawab atas hubungan dengan media, menyusun press release, dan mengatur konferensi pers jika diperlukan. Mereka bertugas membangun citra positif acara dan perusahaan.
Digital Marketing Specialist: Fokus pada pemasaran melalui platform digital, seperti media sosial, website, email marketing, dan iklan online. Mereka menganalisis data dan mengoptimalkan kampanye digital.
Ticketing & Registration Officer: Mengelola sistem penjualan tiket dan pendaftaran peserta acara (jika relevan). Mereka memastikan proses berjalan efisien dan memberikan pelayanan yang baik kepada calon peserta.

4. Tim Keuangan dan Administrasi: Fondasi Bisnis yang Kuat

Finance Manager/Accountant: Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan perusahaan dan proyek acara, termasuk penyusunan anggaran, pembayaran vendor, penagihan klien, dan laporan keuangan.
Administration Officer: Mendukung operasional perusahaan secara keseluruhan melalui tugas-tugas administratif, seperti pengelolaan dokumen, korespondensi, dan penjadwalan.
Legal Counsel (Opsional): Dalam beberapa kasus, terutama untuk acara besar atau yang melibatkan kontrak kompleks, perusahaan EO mungkin memiliki atau bekerja sama dengan ahli hukum untuk memastikan semua aspek legal terpenuhi.

Job desk di perusahaan Event Organizer sangat beragam dan saling terkait. Kesuksesan sebuah acara adalah hasil dari kolaborasi yang efektif antara berbagai tim dengan keahlian masing-masing. Lebih dari sekadar menyelenggarakan pesta, bekerja di EO membutuhkan kreativitas, kemampuan organisasi yang kuat, keterampilan komunikasi yang Excellent, serta dedikasi untuk mewujudkan impian klien menjadi kenyataan yang tak terlupakan. Jika Anda memiliki passion di bidang ini dan memiliki salah satu atau beberapa keahlian di atas, berkarir di perusahaan Event Organizer bisa menjadi pilihan yang menarik dan dinamis.